Monitoring GPS najczęściej używany jest w firmach handlowych i transportowych. Co istotne, takie działania są regulowane Kodeksem Pracy, a więc ot tak sobie nie można w pojazdach montować lokalizatorów GPS. Ponadto we wprowadzonej do przepisów aktualizacji w 2019 roku zmieniają się również zasady monitorowania poczty elektronicznej pracowników i monitoringu wizyjnego. Czy w takim przypadku monitoring GPS pojazdów jest legalny? Czy pracownik musi wyrazić zgodę na montaż lokalizatora GPS? I czy pracodawca musi spełniać obowiązek informacyjny w związku z montażem takiego urządzenia?
Cel monitorowania pojazdów przy pomocy GPS
Monitoring GPS to nieoceniona pomoc w branżach związanych z handlem i transportem. Dzięki temu pracodawca może ewidencjonować czas pracy swoich pracowników oraz śledzić trasy przejazdu i postoje. Plusem jest także zwiększone bezpieczeństwo i kontrola nad zużyciem paliwa, co wydatnie przekłada się na koszty funkcjonowania firmy. Montaż monitoringu GPS wcale nie jest taki oczywisty i nie zawsze można takie urządzenie posiadać w samochodzie. Pracodawca musi spełnić ku temu kilka przesłanek:
- zapewnienie właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy, np. użytkowanie samochodu zgodnie z eco-drivingiem,
- zapewnienie organizacji i pełnego wykorzystania czasu pracy, np. poprzez kontrolę wybranych tras przez pracowników i sprawdzenie, czy są optymalne.
Zbieranie informacji lokalizacyjnych zgodnie z prawem
Nie ulega wątpliwości, że dane geolokalizacyjne są danymi osobowymi, ponieważ dzięki informacjom zebranym poprzez monitoring istnieje możliwość identyfikacji konkretnej osoby, np. poprzez datę oraz trasę przejazdu. Monitoring GPS ma za zadanie zbierać niezbędne informacje, ale tylko w czasie pracy. Nadzór pracownika poza godzinami jego pracy nie jest dozwolony. O ile pracodawca dostosuje się do przepisów obowiązujących w Kodeksie Pracy, o tyle problem pojawia się po stronie technologicznej. Jak nie nadzorować pracy w trakcie przerwy albo gdy pracownik może korzystać z pojazdu służbowego w celach prywatnych? Na szczęście postęp technologiczny w XXI wieku umożliwia zastosowanie odpowiednich rozwiązań, dzięki którym można się przełączać w zależności od potrzeb.
RODO a monitoring GPS pojazdu
Przepisy RODO zawierają istotną część, która dotyczy obowiązku informacyjnego. Przed zainstalowaniem monitoringu GPS w pojazdach pracowników należy wcześniej ich o tym poinformować, a więc spełnić obowiązek informacyjny. Poza tym cele i zakres kontroli powinien zostać dokładnie opisany w obowiązującym regulaminie pracy lub obwieszczeniu i układzie zbiorowym pracy. Ponadto:
- informacje o wprowadzeniu tego typu kontroli należy przekazać pracownikom nie później niż 2 tygodnie przed jej wprowadzeniem,
- pracodawca jest zobowiązany do indywidualnego poinformowania (drogą tradycyjną lub elektronicznie) pracownika zaczynającego pracę o stosowaniu monitoringu,
- pracodawca ma obowiązek przekazania informacji pracownikowi o tym, kto będzie przetwarzać dane, jakie prawa przysługują pracownikowi oraz przez jaki czas zebrane dane lokalizacyjne będą przechowywane,
- obowiązkiem pracodawcy jest również oznaczenie pojazdów, w których zainstalowany jest monitoring — powinien to zrobić nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Wyrażenie zgody na monitoring GPS pojazdu
Samo poinformowanie pracownika o zainstalowanym urządzeniu do monitoringu GPS pojazdów to za mało. Pracodawca musi uzyskać od pracownika zgodę, ale tylko i wyłącznie w przypadku, gdy system monitoruje samochód przez cały czas – także w czasie przerwy lub po pracy. Zgoda pracownika na to jest wymagana, ponieważ tak stanowi prawo i taki sposób kontroli może naruszać jego prywatność. Dlatego też pracownik musi wyrazić zgodę na zbieranie informacji i przetwarzanie danych lokalizacyjnych. W zgodzie musi wyraźnie widnieć informacja, że wyraża on zgodę na przetwarzanie jego danych przez pracodawcę, czyli administratora danych.
Jeśli jednak monitoring GPS nie dotyczy monitorowania po godzinach pracy, to taka zgoda nie jest wymagana. Stosując urządzenia lokalizujące GPS należy mieć świadomość, że dostęp do poufnych informacji mogą mieć jedynie zaufane osoby, a same dane muszą być dobrze zabezpieczone. Liczba osób z udzielonym prawem dostępu do informacji powinna być ograniczona do minimum.